職務経歴書が書けない主な理由と始め方を整理【転職準備】

転職活動で職務経歴書を書こうと思っても、なかなか書き出せないことは珍しくありません。

と感じる人もいるかもしれません。

この記事では、職務経歴書が書けない理由を整理しつつ、最初にやることを小さな一歩としてまとめます。

焦って完成形を目指すより、材料を集めて整えるところから始めるのが現実的です。

職務経歴書が書けない理由は何？つまずきポイントを整理

職務経歴書が書けないときは、文章力の問題というより「材料不足」や「整理不足」が原因になっていることが多いです。

ここでは、よくあるつまずきを分解して整理します。

何を書けばいいか分からない（材料が思い出せない）

職務経歴書は「きれいな文章」よりも、事実（やったこと）が土台になります。

過去の業務を思い出す材料が手元にないと、書き出しが難しくなる可能性があります。

例えば、配属・担当変更の時期、担当業務、使用ツール、扱った顧客や商材などが曖昧だと、書く内容が定まりにくくなります。

実績がないと感じる（数字が出せない）

「実績＝売上やKPI」と考えると、数字がない仕事ほど書けない感覚になりがちです。

ただし職務経歴書で伝えられるのは、数字だけではありません。

業務改善、ミス削減、引き継ぎの整備、マニュアル作成、関係者調整など、成果の形が数字になりにくい貢献も整理して書けます。

数字がないからといって、書けないとは限りません。

強みが分からない（自己PRと混ざっている）

職務経歴書は「職務の事実」を中心に書く書類で、自己PRは別枠として整理できます。

最初から強みまで決めようとすると、難易度が上がる可能性があります。

まずは「何をしてきたか」を時系列と役割で整えてから、共通点として強みを抽出する流れが取り組みやすいです。

経歴に不安がある（短期離職・ブランク・異動が多い）

短期離職やブランク、異動が多い場合、「どう見られるか」が気になり、筆が止まることがあります。

ただ、職務経歴書は経歴を隠すより、事実を整えて伝えるほうが安全です。

不安がある箇所ほど、出来事の説明を増やすより、担当業務・役割・学びを簡潔に整理しておくほうが読みやすくなります。

完成形を最初から求めている（1回で仕上げようとする）

職務経歴書は、応募企業に合わせて微調整する前提の書類です。

最初から完璧を目指すと、手が止まりやすくなるかもしれません。

まずは「下書き（材料集め）」を作り、後から整えるほうが進めやすいです。

職務経歴書が書けないとき最初にやることは？小さな一歩を整理

最初の一歩は「文章を書く」ではなく、書ける状態を作ることです。

ここでは、今日から着手できる順番で整理します。

① 直近2〜3年だけを箇条書きにする

最初から全職歴を網羅しようとすると負荷が大きくなります。

まずは直近2〜3年に絞って、担当業務を箇条書きで書き出すのが現実的です。

このようにまず書くことをリスト化することで、わかるところから手を進めることができます。

悩んだり、不安になって手が止まる項目があれば、まず埋められる項目から埋めていくことを心懸けてみましょう。

② 「成果」を数字に限定せず、変化として書く

数字が出ない場合は、前後比較や変化として整理すると書きやすいです。

例えば「〜を整備して作業時間が短くなった可能性がある」「問い合わせ対応が安定した」など、確定できない表現は柔らかく書けます。

このように数字では記載できない業務内容もあります。

そのため、自分が行っていた業務などを参考に変化前後を成果として書くことができます。

③ 1業務だけ「深掘りメモ」を作る

全体を一気に書こうとせず、代表的な業務を1つ選んで深掘りします。

深掘りは、職務経歴書の見栄えを作る土台になります。

このように1業務を分析して項目ごとに「見える化」することで、自分の中で情報が整っていきます。

④ 文章は「です・ます」で短くつなぐ

材料が出てきたら、文章は短くつなぐだけで十分です。
うまい文章より、読み手が理解しやすい順番を優先します。

あえて短い文章をつなぐことで、情報のみを客観的に伝えることができます。

⑤ 形式は後回しにして、まず1ページ分の材料を作る

レイアウトや見出しの整え方は後からでも調整できます。

まずは「材料が1ページ分ある」状態を目指すと、進捗が出やすいです。

なかなか進まない場合はどうする？つまずき別の補足を整理

短期離職・ブランクが気になる場合

不利に見えるのでは、と感じると書けなくなることがあります。

この場合は、出来事の言い訳よりも、その期間の事実（やったこと・学んだこと）を簡潔に整えるほうが伝わりやすいです。

ブランクがある場合も、学習・家庭事情・療養など、書ける範囲で事実を短く添える形にすると過不足が出にくいです。

異動・職種変更が多い場合

職歴が多い場合は、全部を同じ密度で書くと読みにくくなりがちです。

直近と応募職種に近い経験を厚めにし、それ以外は要点を短くまとめる整理が有効です。

自分の仕事が「当たり前すぎて」書けない場合

本人にとって当たり前の業務でも、第三者にとっては価値のある経験の可能性があります。

また、特に業界未経験の応募の場合は、応募先にとって新しい視点になる可能性もあります。

迷ったら「新人に説明できるか」を基準に、業務手順を言語化すると材料が増えます。

職務経歴書の前に、履歴書や職務要約で止まる場合

最初から職務要約を完成させようとすると止まりやすいです。

いきなり職務要約を完成させるのではなく、まずは必要な項目をリストアップすることから始めると進めやすくなります。

また、職務要約は、詳細を書いた後に「共通点をまとめる」ほうが作りやすいです。

【体験談】私が整理で進めやすくなったやり方

以前、書類作成で手が止まったときに役立ったのは、文章を作る前に「箇条書きの材料だけ」を集める手順でした。

まず、

この①～⑥を勤務した企業ごとに書き進めることで、携わった業務の細分化ができて、自分の経歴を見直すことができました。

また、最初に携わった業務を短く列挙し、代表業務を1つだけ深掘りしてから文章化すると、完成形を急がずに進めやすくなるとと感じる人もいるかもしれません。

まとめ：職務経歴書は「書く」より「整理する」から始める

職務経歴書が書けないときは、文章力よりも材料不足や整理不足が原因になっていることがあります。

最初にやることは、完成形を作ることではなく、

です。

その上で、代表業務を1つ深掘りし、数字に限らない成果（変化）として整理すると、書ける情報が増えやすくなります。

職務経歴書は一度で仕上げる必要はありません。

まずは「1ページ分の材料」を作り、後から整えていく流れが取り組みやすいです。